第三节 合理安排时间

集中精力在能获得最大回报的事情上；别花费时间在对成功无益的事情上。

一 不要沉湎于过去

目前是一个令人苦恼的时代。许多人都在等待机会，希望将来出现对他们有利的光明前途。其他人则希望时间能倒流，回到以前那种“美好的古老时光”中，当时理发只要2 分钱，空气也清新宜人，生活简单而舒服。

今天，如果你拿起报纸，翻到社论版，你可能会看到象以下这样的东西：

这个世界对我们来说，太大了。太大的变化，太多的犯罪，太多的暴力与刺激。你全力以赴，却总是落在人后。不断地遭受压力，想要跟上别人..然而，到头来，你将迷失方向，科学上的发现及发明不断地推陈出新，令你惊愕不已，不知所措。政治界的变化如此之大，你虽然努力要记住谁上台了和谁下台了，却徒劳无功。一切事情都使人承受着沉重的压力。人类再也无法承受更多的压力了。

这篇社论，读起来就象是上周或昨天晚上才写的。但事实上，它却是写于150 多年以前。刊登在1833 年6 月16 日的《大西洋日报》上。那正是许多人所谓的“美好的古老时光”。

对你我来说，这有什么意义呢？我们能从这里面学到什么呢？我相信，这篇简单、不完整的社论，虽然已有150 多岁了，却能教导我们明白一项成功秘诀。

拿破仑·希尔在美国各地高中学校的研讨会及毕业典礼上演讲时，总喜欢把学校外面的真实情况告诉学生。并向他们说，我们不会在将来“熔毁”

或被“炸成灰烬”，这些将成为我们明日领袖的年轻一代，似乎并不相信他的说的话。拿破仑·希尔告诉他们：“你们是我们历史上最幸运的人，他们一年看到的变化，比我们的祖父一生所看到的还要多。所谓的“美好的古老时光”事实上并不象大家所说的那般美好。”他们听到拿破仑·希尔这些话，眼睛瞪得好象铜铃那般大。

拿破仑·希尔向这些美国年轻人解释所谓“美好的古老时光”，就是第一次和第二次世界大战，以及朝鲜战争期间的那些日子。拿破仑·希尔谈到在本世纪之初，马匹因为染上霍乱，而在纽约街头暴毙的情况。

拿破仑·希尔告诉他们：“在那些古老的日子里，我们总是用一个大木桶洗澡，用的是在烧炭或烧煤的炉子上加热的热水。在那些古老的美好岁月里，我们洗澡的水就是在我们之前洗澡的人所留下来的同一桶热水。如果在你前面洗澡的是你的叔叔，而且——命运很会作弄人的——他是一位养猪的人，那么，你的衣领不会留下一圈污垢，反而你的身体会留下一身污垢，愈洗愈脏。在那些美好的古老的岁月里，流行小儿麻痹、白喉以及猩红热等可怕的疾病。那时候的人从来就不曾听过沙克疫苗这种东西。在40 年代以及50 年代初期，在酷热的夏季里，我们竟然不敢到社区游泳池游泳，或是去电影院，因为我们担心会感染小儿麻痹症，以至半身不遂、残废，甚至死亡。”

当拿破仑·希尔这样告诉这些年轻人时，他们甚至不知道他究竟在说些什么。

他们也从未听说过，在大战期间实行配给制度，必须在汽车挡风玻璃上贴上A、B 或C 的贴纸，凭这些纸条在每个月内购买几加仑的汽油。

拿破仑·希尔向他们出示1857 年11 月13 日，《波斯顿环球报》的头条标题，结果他们都看傻了。这个标题是这样子写的：《能源危机如火如荼》，下面的小标题则写着：《全世界将陷入黑暗？鲸油短缺》。同时向这些美国高中孩子描述一个典型的美国家庭当年在那个阴沉、冰冷的11 月早晨，一眼看到这个头条标题时的反应情景。“嗨，玛莎，”那位男士可能会这样向他的妻子大叫：“你看到报纸了吗？我们已经遭遇了有史以来最严重的能源危机了。”

这些孩子开始了解，并过于强调这个世界的黑暗面。从他们的父母、老师以及朋友们的抱怨方式来看，仿佛这个世界愈来愈糟了。他们问拿破仑·希尔有关核子毁灭以及核能发电厂的问题。拿破仑·希尔十分诚实地加以回答。

日本十分依靠核能发电，苏联所需的电力，将近60％来自核能发电厂。拿破仑·希尔本人则盼望这个世界能赶快进入镭射融合时代，因为目前的核子分裂发电比较危险。拿破仑·希尔同时也相信，著名新闻播报员保罗·哈维对能源的看法是正确的。他说：“如果使用电力的第一种产品是电椅，那么，我们今天甚至不敢插上我们的烤面包机插头。”我们回头到历史中去寻找时，可以得知最坏的时代，也能发现最美好的事物。这完全要看我们所要寻找的是什么。

成功的秘诀就是：抓住现在，不要沉湎于过去每一代的人都会哀叹他们那一代生活在历史上最困苦的环境下，他们只要抱怨这个残酷的世界，并且把头埋在沙中，就永远不需要卷起袖子来解决属于他们自己的问题了。他们可以把问题归咎于长辈或政府，然后大玩美国现在最流行的新游戏——“捉迷藏”。在这种游戏中，每个人都要拼命奔跑并且躲藏起来，被捉到的人只好当倒霉的“鬼”，然后再去找另一个人来代替他。

拿破仑·希尔对年轻朋友发表演讲，或在研讨会上，总要对这些明天的领袖说：“所谓‘美好的古老时光’就是今天，因为这才是我们生活的日子，也是我们在历史上唯一生存的一段时间。这是属于我们的时代。我不曾向你们描绘美好的一面，也不曾向你们诉说悲惨的一面。我不会向你们灌输过度的乐观思想。只是要告诉你们，生活中的变化是无法避免的。”

那么如何抓住今天呢？我们要心存这样的信念：

就在今天，我要开始工作

就在今天，我要拟订目标和计划

就在今天，我要考虑只活今天

就在今天，我要锻炼好身体

就在今天，我要健全心理

就在今天，我要让心休息

就在今天，我要克服恐惧忧虑

就在今天，我要让人喜欢

就在今天，我要让她幸福

就在今天，我要走向成功卓越

二 制订先后顺序

所有功成名就的人都会为自己的待办事项制订优先顺序。

《世界主义者》的编辑海伦·格利·布朗，随时会在桌上放着一本杂志。

每当她受到利诱，想挥霍时间去做对《世界主义者》没有直接贡献的事情时，看一眼那本杂志就可以帮她回到正轨。布朗说：“你可能非常努力工作，甚至因此在一天结束后感到沾沾自喜，但是除非你知道事情的先后顺序，否则你可能比开始工作时距离你的目标更远。”

你必须了解，你的日程表上的所有事项并非同样重要，不应对它们一视同仁。这是很重要的一点，也是很多将成为时间策略专家的人会误入歧途的地方：他们会尽职地列出日程表，但当他们开始进行表上的工作时，却未按照事情的轻重缓急来处理，而导致了成效不明显。

标出急需处理事项的方法有：一、限制数量；二、制成两张表格，一张是短期计划表，另一张则是长期优先顺序表。你可以在最重要的事项旁边加上星号，A、B、C 等英文字母，或数字1、2、3。

在确定了应该做哪几件事之后，你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。成功人士不能这样工作。如何按优先程度开展工作呢？以下是两个建议：

（一）每天开始都有一张先后表

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维·利。

会见时，利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理但事实上公司不尽如人意。可是他说需要的不是更多知识，而是更多行动。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围之内价钱由你定。”

利说可以在10 分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把他的公司的业绩提高至少50％。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的6 件最重要的事。”过了一会又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5 分钟。利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来，作第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项..直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧。你总是做着最重要的事情。”

利又说：“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5 万元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，5 年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂，利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1 亿美元。

人们有个不按重要性顺序办事的倾向。多数人宁可做令人愉快的或是方便的事。但是没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。试用这个方法一个月，你会见到令人惊讶的效果。人们会问，你从哪里得到那么多精力？但你知道，你并没有得到精力，你只是学会了把精力用在最需要的地方。

（二）把事情按先后顺序写下来定个进度表

把一天的时间安排好，这对于你的成功是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同样重要的。这样做给你一个整体方向，使你看到自己的宏图，有助于你达到目的。

每个月开始，都坐下来看本月的日历和主要任务表。然后把这些任务填入日历中，再定出一个进度表。自从这样做之后，你就不会无意中错过一个最后期限或忘记过一项任务。

三 写出你的目标

想知道做事的优先顺序，最重要的就是这一个问题：是否能帮助我达成人生的某些重要目标？有名的旅馆业者康拉德·希尔顿将他的成功全归功于目标的魔力。但在达成目标之前，希尔顿不只是写出他做事的优先顺序而已，以下就是他的故事。

经济萧条打击了希尔顿。自1929 年股市大崩盘后，没有人想要旅行，就算有，他们也不会住进希尔顿在20 年代中收购的那些旅馆。到了1931 年，他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典当，他甚至还被迫向门房借钱以糊口。在这潦倒之际，希尔顿偶然看到了沃尔多夫饭店的照片：6 个厨房、200 名厨师、500 位服务生、2000 间房间，还有附属私人医院与位于地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪下来，并在上面写上“世界之最”。

希尔顿事后形容1931 年：“那段迷失而混乱的日子真是连想都不敢想。”

但那张沃尔多夫饭店的照片自此就保存在他的皮夹里，一直激励着他努力奋斗。当他再度拥有自己的书桌后，他便将照片压在书桌的玻璃板下，随时看着它。在事业渐有起色而且买了新的大桌子后，他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。18 年后，1949 年10 月，希尔顿买下了沃尔多夫饭店。那张照片使得希尔顿的梦想有了具体的雏形，让他有一件可以全力以赴的目标。那张照片就象是一张提示卡，如同格利·布朗放在桌上的杂志一样，不断地激励他们向目标迈进。

荷马·赖斯同希尔顿一样，也是一个因目标而成功的人。荷马·赖斯是乔治亚科技大学黄夹克队的常驻运动总监。因为赖斯的成就斐然，美国全国大学运动协会的同僚们以他的名字设立了一个奖项，每年颁发给全国最优秀的运动总监。

赖斯发迹于肯塔基的乡下中学，后来转到一间较大的中学，继续他的教练生涯。在那儿，他缔造了辉煌的记录：101 胜、9 负、7 平，7 季全胜，50场连胜以及连续5 年的冠军。之后他更上一层楼，当上了大学教练、专业教练和大学的运动总监。

他是如何做到的呢？一开始，赖斯读遍了所有能找得到有关成功的书，他发现许多书都建议读者写下希望达成的事：你的渴望、目标及梦想。年轻的赖斯教练便依样画葫芦，并且在旁边写出达成目标的日期，以及达成目标的计划。象奇迹一般，赖斯一步步地完成了他所订下的目标。他对这种结果非常满意，因此也教他的队员们这么做。多年以来，他仍乐此不疲。

赖斯有时会被激去发表演讲。有一次，他给同学们看一组3 乘5 大小的卡片，然后告诉同学们：“上面都是我的目标，一张一个，我都随身带着。

当我等着登机时，就会将卡片拿出来温习。而且真正的乐趣在于实现这些目标。”他相信目标应该要清楚而明确，而且每天至少大声念出两次，必有助于将这些目标融入潜意识里。他说：“有耐心、放轻松、保持信心；该是你的，自然跑不掉。”

四 制作一份可行的待办计划表并身体力行

（一）不要考验自己的记性

确定在熄灯前写下第二天的工作是个很好的建议，因为：

记下所有的工作后，你可以睡得安稳一些；否则的话，可能整晚你的脑子里都想着：“别忘了！别忘了！别忘了！”。

记下工作后，你的脑子才有时间去解决问题，而不只是记住问题。只要你能利用潜意识解决问题，你就会发现它的作用相当惊人。人脑就象是平行的处理器，幕前幕后的工作可以同时进行。一旦你写了一些东西下来。脑子就会将这些东西转移至幕后，然后在“不知不觉”中开始解决问题。

记下工作就表示你许下了承诺。如果一件事不值得记下来，大概也不值得做。

（二） 计划表应简单明了

别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴，或是用胶水粘在冰箱上的字条。如果你的备忘字条七零八落，反而制造了很多遗忘事情的漏洞。

确定自己至少可以在同一个地方看到所有的待办事项，并且能检查其进度，这也许是在你随身携带的万用手册中，或是在电脑里。不论形式如何，都必须能随时更新内容，并且要放在随手可及的地方；必要时可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。但是要切记：别让它们变成主要的方法，否则你就犯了大错了。

如果你将计划表与约会记录放在一起，最好能在你的办公室或电脑中存档一份备份，以防其中一份遗失或失窃。办公室的那一份应该每天更新，这虽然只是举手之劳，却很有帮助。

（三）定期检查计划表

拿破仑·希尔认为，一定要定期检查计划表。

早上起床后的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事都列在计划表上，而且每天固定检查计划表，你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸，这是他个人管理系统的中心：“每当我觉得进退两难时，我就会看看这张纸，确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”通常福布斯的纸上大约有20 件事，包括电话、信件，以及他必须口述的一小段专栏文章。他告诉我：“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事，事情永远都无法完成。”

这也是在管理其他事情时，非常有用的技巧。每当你分配工作给部属时，你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上。在之后的会议中，也要请他们带计划表来开会，并以此作为进度报告的根据。如此一来，你就可以确信你指派的工作不会被遗漏。

在工商企业或社会中，没有多少特质比“可靠”更重要了（我必须承认，少数人已经成功地误导别人，使他们相信自己是粗心而且没有组织的人，所以可以“随便”忘记他们不想做的事）。经理喜欢指派工作，以便他们能专心去做其他的事情；策划会议或社会交活动的人，也都希望那些与会者不会将出席时间忘得一干二净。

（四） 限制计划表上的项目

你的计划表范围应该广泛，但绝不能象百科全书，否则你很可能会力不从心。

玛丽·凯·阿什曾在创办玛丽·凯化妆品公司初期听到的一则有关查尔斯·施瓦布（美国一家数一数二的钢铁公司总裁）的故事。一名企管顾问艾·维·李对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问：

“费用是多少？”李说：“如果无效的话，免费；但如果有效，希望你能拨出公司因此省下的费用的1％给我。”施瓦布同意说：“很公平。”

接着施瓦布问李要怎么做，“我需要与每一位高级主管面对面谈10 分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“在下班离开办公室前，请写下6 件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”

主管们都同意这个主意，并在开始实行这个计划后，他们发现自己比以前更专心了，因为有了这张表，他们会努力完成表上的事情。不久之后，公司的生产力有了显著的改善，几个月后，因为效果惊人，施瓦布开了张35，000美元的支票给李。

玛丽·凯说：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对施瓦布而言值35，000 美元，对我也会有同样的价值。”因此，她开始在每天下班前写下6 件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这么做。今天的玛丽·凯化妆品公司拥有二十多万业务员，印制了上百万份的粉红色小便条本，每一张便条纸上写的都是：“我明天必须做的6 件重要事项。”

（五） 在计划项目旁标注日期与时间

拿破仑·希尔认为，时间日记并不总是灵丹妙药，只有真正下决心完成计划表上的事，时间日记才能起到大的作用。而下定决心的最好办法就是制订完成计划表上每项工作的时间。

大多数人的工作日记只是用来记录会议和约会，拿破仑·希尔则是利用以半小时做划分的工作日记规划工作及约会。如果你只将访客和会议记录下来，一旦你的工作日记上没有任何记录时，似乎你一整天都有空接待访客。

其实，这就大错特错了。重要的工作和访客、会议一样，都应该全部记录下来，拿破仑·希尔认为，只有在备忘录上将工作时间安排好后，才能真正完成这些工作。”

（六） 如果你是经理，考虑帮你的部属制作日程表

苏珊·泰勒是《菁华》杂志的主编，她就象大多数成功的主管一样，也规划自己的计划表；除此之外，她还帮部属制作日程表。通常一到周末，泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企划案、读文章、理清思绪；当她星期一回到办公室，总会带着重要人员的日程表，上面有指派给每一个人的工作。

应优先须知的事会有红色的记号，应第一优先做的事则有两个记号。完成工作所需要的资料，例如名片或相关信件等，都会附在日程表上。

拿破仑·希尔手下一位善于利用时间的经理则将部门的日程表写在白板上，这样让他们可以在必要时改变事情的优先顺序，而且也让下属知道他如何看待一件企划案的重要性。

（七）制作长期计划表

许多善用时间的成功人士都会规划长期计划表。

在一次全国性业务员会议中，有记者问一位首席业务员，他最重要的销售策略是什么，他说：“我的每月日程表”——他必须事先知道一个月后有哪些重要的客户需要拜访而预做准备，还有些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成，然后再利用这些周计划、月计划，甚至年计划表来制作每日计划表。

黛博拉·沙蓝是《薪水阶级》月刊的主编，以归档的方式规划她每月与每年的时间。每月的前两周固定是写评论的时间，沙蓝说：“除非是很难得的机会，否则在这两个星期中，我不会接受演讲的邀请。如果我在这段时间中做了其他的安排，我也会带着手提电脑，以便在办公室外也能工作。”第三、四周则规划为其他活动时间，例如演讲，下旬则是她回复谢函、做公关联络并且计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作：几个月写书，几个月开研讨会，其余一两个月则用来尝试新奇的事物。沙蓝利用这种方式创造了惊人数量的作品，而且在同行中还有众多忠心的拥护者。

五 多用脑就可以少用脚

小时候，如果你喜欢和你父亲下棋的话，你会发现，除非有时候他故意放水，否则通常都是他赢。你的毛病就是想到下一步棋要怎么走，然后就陷入了他所设的圈套中。由于他知道可以在后面一两步棋时吃掉你两三个棋子，所以他愿意先放弃一个棋子。他赢是因为他预先设想后面的好几步棋，经过周密的思考后，你父亲就会贯彻实行。

这就是每一个行业中的成功人士尝试做的，他们会事先预测什么可行、什么不可行，需要花多少时间、精力、资源。如果你能在心里模拟计划的每一个步骤，也可借助纸和笔来帮忙模拟，你就可以预估需要多少资源及何时需要这些资源。如果你没有这么做，你可能会在计划进行到中途时，才发现自己缺少完成计划所需的资源，结果是进度严重落后，甚至整个计划完全失败。

“审慎思考，贯彻到底”是一个非常基本的概念，但是，却每天都被大家忽视。我们都见过设计得一塌糊涂的建筑和仪器，我们会问怎么会发生这种事情？这些事情发生的原因就是设计者没有做心理上的模拟计划。

拿破仑·希尔在每一次干部会议前，都会将会议大纲发给每个出席者。

这个大纲包括会议目的、参考资料，以及疑问、问题、目标。他发现在会议前发送大纲可以节省开会的时间，因为事先看过大纲的出席者可以很快地把问题解决。

想想看完成一项任务需要些什么。举一个显而易见的例子：如果你要将扣减所得税的项目列举出来，你需要将收据分门别类整理好。时间管理专家整年都在做分类的工作，他们会先依所有的主要类别来建立个别的档案，一收到收据时就归档；到了申报所得税的时间，收集全部的收据就是轻而易举的事了。有些高成就者会在日程表上分配一段特定的时间，以便思考他们预备要做的事情，也就是给他们自己时间去考虑行动的方向为何，是否掉入了陷阱，进退两难。

思考周密不一定得靠自己单打独斗。事实上，对某些活动来说，我们极力建议找一个合作者。这个同事的贡献之一就是帮助伙伴预测需要什么、什么情况下可能会错，如果做了甲而不是乙可能发生什么情况。

（一）分门别类

玛丽·普尔对付琐事的方式就是分门别类，她的办公桌上有成千上万的便条、信件、推销函，当记者问她如何处理，她回答：“分类。”每一张纸，普尔尽量只要处理一次就好，如果她拿起一张纸，不论是信件、便条或是报告，她就会随手把它处理好，不会什么都不做又放回去。

普尔将文件分成三类：第一类包含需要立刻处理的项目，第二类则是不紧急但是很重要的文件，第三类则是可以在空闲时候阅读的文件。所以事实上，有些文件她还是处理了两次，一次是看它们属于哪一类，第二次则是实际处理文件的时候。不过她不会象许多人一样，将那些文件一再的拿进拿出。

将文件分成三类似乎不是什么重要的技巧，只要一拿起信件就马上处理好也不是很特别，但是，这个观念却是建立在深厚的基本的原则上。

凯·柯波洛维兹将文件归入6 个色彩鲜明的档案中，她的作法是：“我把所有收到的资料都分配到不同颜色的档案中。公司内部的便条、外来的信件等，都各自放在同一个颜色的档案中。不同的机构有不同的颜色档案，我们都知道那些颜色所代表的优先顺序是什么。所以，如果我的时间不够，我就直接找重要的资料的档案，就是那些‘今天必看’的资料档案。”

凯·柯波洛维兹所用的分类方法显示他们都有一个先后顺序的系统，正如我们前面一再看到，建立优先顺序并遵循这些顺序是非常重要的。第一个塞在信箱或放在桌面上的信件杂志、便条的重要性并不相同，如果你全部一视同仁，就需要非常努力工作，但是如此一来，琐碎和重要的东西受到的注意力就变得一样了。

三项式的分类方式还说明了你做事情必须有一定的结构，你的工作不是随心所欲、随随便便或是听天由命。只要从桌上拿起文件就立刻处理是一个很好的原则，你可以从中节省点点滴滴的时间，这是一种节约的方式。我们大多数人都会注意到浪费很多时间的事情，也就是那些全使得我们一不小心就损失一大段时间的事情；然而，生命也会因为成千上万微不足道的事情而流逝。看一封信，然后什么也不做地把它放回去，只会花几秒钟，最多大概是一分钟的时间，时间并不多。但是如果你一天重复10 次，一年下来你就花了很多时间在翻动这些文件。

一个漏水而没被发现的水龙头会让你的水费大幅度增加，就好像水管破裂了一样，为什么？因为你会紧急修理破裂的水管，但是漏水的水龙头则是一滴又一滴，一个小时又一个小时，一个月又一个月，一年又一年地浪费了资源，而你可能完全没有发现。

（二）协调细节

大型的交响乐管弦乐团和谐地结合了许多的个人表演，有时候甚至多达百人。每一位音乐家以及各种的弦乐、木管、打击乐器部门都各自有不同的责任。他们可能会个人分别练习或各个部门各自练习，然而表演一开始，所有的人和部门的反应都是一致的，因为每个音乐家都有一份完整的乐谱告诉他们其他人在做什么。

众所周知，乐谱或是计划并不会埋没演奏技巧，反而是将演奏技巧提升到更高的境界。成功地协调任何事情——从制作电影、指导冠军足球队、到指挥管弦乐团——的关键之一就是制作一份乐谱，然后，让所有参与的人知道这个乐谱。

拍摄《奇爱医生》、《2001 年太空漫游》，以及《发条橘子》的电影制作人斯坦利·库柏利克统筹了制作影片的每一个环节，从旅行计划一直到每天拍摄的细节。就这方面来说，他和希区柯克很相象，希区柯克也会规划每一幕戏中最细微、最复杂的细节。导演们成功地统筹了影片的方法就是：在他们开拍之前，先在脑海里构想整部电影的影象，然后再将脑海中出现的影象仔细地转移到纸上，只有在紧急的状况下才允许误差存在。为了确保每个人在开镜时都准备就绪，精确的计划和管理是必要的条件。

当然不是每一个电影制作人都象斯坦利·库柏利克或希区柯克一样注重细节，有一些很优秀的制作人和导演容许相当程度的自由，还有些人善于当场即兴发挥。但是，库柏利克和希区柯克都证明了：通过仔细的安排可以将概念近乎完整地从构想转移至影片。

有史以来最伟大的篮球教练约翰·伍登将协调技术提升到了艺术的形式。伍登等了15 年才赢得他第一个全国大专篮球比赛的冠军，然而他在加州大学洛杉矶分校的最后12 年中就囊括了10 次冠军，这个战绩在篮球史上尚无人能及。且听听伍登怎样形容自己的训练方式吧：“每一次训练都有精确的目的，而且也有精确时间，你要从一个训练进行到下一个训练然后再下一个，中间不能中断也不能回头重复前一个训练。每一项运动就象是结构严谨的网架，架在球员预期会增加的疲劳度之上。每一天都有个别的训练计划，但是，你可以预期它的精确度而且练习会准时结束，这种确定性舒解了这1个小时45 分钟的煎熬。”

这种注重细节的方式不仅在体育运动方面管用，在工商企业方面也一样有效。如果你负责规划特别的活动、广告宣传、促销等等工作，一份综览全局的计划尤其重要。如果参与的人数众多，工作必须分层负责时，最好准备一份包括人、事、时、方法的详细计划，以及一旦发生问题时的处理方式。

如果你不喜欢，或是不擅长准备详细的计划，请机构中有这方面专长的人来做，或是雇用其他的人。

第四节 不要浪费时间

不要做自己的奴隶，不是每件事都必须做。

如果一开始没成功，再试一次，仍不成功就该放弃；愚蠢的坚持毫无益处。

一 不值得做的，千万别做

编剧家尼尔·西蒙决定是否将一个构想发展为剧本前会问自己：“假如我要写这个剧本，在每一页都尽量保持故事的原则性，而且能将剧本和其中的角色发挥得淋漓尽致的话，这个剧本会有多好呢？”答案有时候是：“还不错，会是一个好剧本，但不值得花费一两年的生命。”如果是这样，西蒙就不会写。

遗憾的是，大多数人一直要到他们的生涯走了一大段路以后，才开始问这样的问题，也许是因为年轻时并不了解计划一旦开始要花费多少时间才能完成，也不了解我们的时间其实非常有限。

时间专家尤金·葛里斯曼的早期生涯确实也是如此：就在他当上一所大型大学院校的系主任之后，一个全国性的科学机构邀请尤金·葛里斯曼在他们的年度会议上发表论文。他以为这是有关政治方面的事，于是就答应了这个要求，并花了相当多的时间准备，但发表会的结果却令人大失所望。出席会议就是参与这个计划的那些人，总共4 个。经过这次教训，当天他便下定决心绝不再轻易答应任何事情。不久之后，同一个机构又请他将当时发表的内容写成一篇论文，刊登在他们没有人看的期刊上，他拒绝了。

学校中有许多老师年复一年这样地发表论文、写论文，也规规矩矩地将这些活动列在他们的履历表上。有人认为，这些人至少做了点事情，总比什么都没做好。拿破仑·希尔认为，比什么都不做还糟。当他们以为他们在做一些事情时，其实他们什么也没做，还比什么都没做更惨。

下面有4 个很好的理由说明了绝对不要做不值得做的事：

1、不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情。

就像将没人听过或读过的论文列在履历表上一样，你只是对白费力气沾沾自喜罢了。

2、不值得做的事会消耗时间与精力

因为用在一项活动上的资源不能再用在其他的活动上，不值得做的事所用的每一项资源都可以被用在其他有用的事情上。

3、不值得做的事会浪费自己生命社会学家韦伯说，一项活动的单纯规律性会逐渐演变为必然性。一段时间之后，人们会说：“我们不应该让它消失，我们已经做这么久了。”许多机构、刊物或活动根本就不该存在，其仍能持续存在的原因只是大家已经习惯，有了认同感，如果让他们消失的话，会有罪恶感。”

4、不值得做的事会生生不息

做了不值得做的事之后，就需要组织一个委员会来监督，最后，还需要小组委员会、管理人员、手册、指导原则，甚至每年开设训练营学习如何将不值得做的事做得更好。有一天，某个富人过世后，还会留下一笔钱捐赠给大学教授，来做这个不值得做的事，其前景无限光明而且令人惊讶。

你也许毫无选择余地，因为你既无权也无势，但是只要你有选择的机会，运用尼尔·西蒙的试纸测验，问问自己：“如果我将这个构想的潜能发展到极限，是不是真的值得呢？”答案如果是“不”的话，千万别去做。

二 不要轻言放弃

如果你参观过开罗博物馆，你会看到从图坦·卡蒙法老王墓挖出的宝藏，令人目不暇接。庞大建筑物的第二层楼大部分放的都是灿烂夺目的宝藏：黄金、珍贵的珠宝、饰品、大理石容器、战车、象牙与黄金棺木，巧夺天工的工艺至今仍无人能及。如果不是霍华德·卡特决定再多挖一天，这些不可思议的宝藏也许仍在地下不见天日。

1922 年的冬天，卡特几乎放弃了可以找到年轻法老王坟墓的希望，他的赞助者即将取消赞助。卡特在自传中写道：

这将是我们待在山谷中的最后一季，我们已经挖掘了整整六季了，春去秋来毫无所获。我们一鼓作气工作了好几个月却没有发现什么，只有挖掘者才能体会这种彻底的绝望感；我们几乎已经认定自己被打败了，正准备离开山谷到别的地方去碰碰运气。然而，要不是我们最后垂死的一锤努力，我们永远也不会发现这远超出我们梦想所及的宝藏。”

霍华德·卡特最后垂死的努力成了全世界的头条新闻，他发现了近代唯一一个完整出土的法老王坟墓。

最浪费时间的一件事就是太早放弃。人们经常在做了90％的工作后，放弃了最后可以让他们成功的10％。这不但输掉了开始的投资，更丧失了经由最后的努力而发现宝藏的喜悦。很多时候，人们会开始一个新工作，学习新的技艺，然后就在成果出现之前失望地放弃。通常，任何新工作都有一段你懂得比周围人少的困难阶段。刚开始每件事情都要挣扎，但是过了一段时间，最初有压力的工作就会变得轻而易举了。你可能记得尝试学另一种语言的情况。如果你学了几个月就放弃，你学的多半远不够让你运用自如；但只要再多过几个月或几年，你也许就可以开口谈话、看书、看报纸了。

人们一生中的许多时间，常在跨过乏味与喜悦、挣扎与成功的重要关卡之前就放弃了。查尔斯·舒尔茨告诉拿破仑·希尔，他不是一夜成名的人。

即使在他出版了有名的《花生米》漫画之后，“《花生米》不是立刻就造成轰动，那是一段漫长艰辛的过程。大概过了4 年之久，史努比（漫画中的主人公）才受到全国的瞩目，而真正建立地位则花了长达10 年的时间。”

三 适时知难而退

拿破仑·希尔认为，如果一开始没成功，再试一次，仍不成功就该放弃；

愚蠢的坚持毫无益处。

诺贝尔奖得主莱纳斯·波林说：“一个好的研究者知道应该发挥哪些构想，而哪些构想应该丢弃，否则，会浪费很多时间在差劲的构想上。”你迟早都会发现自己处于一种需要知难而退的情况下，你所走的研究路线也许只是条死胡同，是否应该再多做一次实验呢？你已经投注了大量的时间与精力在一个交易或关系上，尽管尽了最大的努力，情况还是愈来愈糟。你已经尝试过了，但是除了借口和更多的承诺外，你的努力没有任何结果。你已经一再讨论、谈判、妥协了，但是关系似乎注定要走下坡路。因为你已经作了太多投资，所以自然倾向不肯放弃，想要再多作努力，怎么办？

几个基本的问题可以帮助你决定何时应坚持、何时应放弃、何时继续尝试，以及何时知难而退：

1、你可以取得更多信息吗？

最好的方法之一是寻求更多的信息，或以新的观点重新检视旧的信息，因此，你可能需要雇用一个机械专家、技师或顾问。如果与对方关系的发展情势并不如预期，也许可以从曾经与对方交过手，或曾经经历类似状况的人中取得相关信息。

拿破尔·希尔认为，一个能干而直率的同事是一个研究者所能拥有的唯一一项最重要的资源。在业务工作方面，经验丰富的销售人员经常会建议新手何时应该放弃一个客户，转向其他的客户。

2、是否有无法克服的障碍？

你是否曾经碰到过所谓“走为上策”的情况？这时，通常即使再努力也只会造成单方或双方的重大损失。设法了解哪些问题是失败的症结，哪些问题能够解决，就可以省下很多的时间与麻烦。通常，找不到问题症结的原因是：人们不愿意去面对或不愿意去找出正确的问题，即使找到了症结所在，他们也会假装视而不见，否认只能拖延，无法避免问题的发生。

尽早开始找出症结，全力应付无法妥协的事情。如果有对你而言意义重大的原则性冲突，而且你确信没有人会让步，那么你就已经到达走为上策的境界了，走吧！

无法克服的障碍也许是原始结构的问题。比方说你希望在公司中步步高升，但是这家公司始终是由家族成员担任高层要职，或是在特定种族或性别中选择，而你不属于这些成员之一，你大概需要转移到成功的可能性较大的阵地上去。

3、可能回收多少？

假如你是寻找消失的法老王坟墓的霍华德·卡特，因为潜在的回收率相当大，你可以花上好几年的时间。然而，如果你是业务员，你就负担不起花好几个小时在一个最多只能创造几块钱利润的准客户身上。

4、完成计划或维持关系需要花多少钱？

假如你为了是修理办公室里的复印机，还是买一台新的机器而伤脑筋，可以将前一年你花在现有机器上的费用写下来，并合理估计在未来的24 个月中，你可以花多少钱修理复印机？记得将机器坏掉时所须的花费考虑进去。

估计送出去复印或等机器修好的代价是多少，然后计算机器修好后的功效如何。当机器发挥最大功效时，大家是否需要排队等候？几个简单的计算也许就可以知道：即使你投资了时间与金钱修理旧机器，你还是得不到你真正想要的。

5、你的本钱有多少？

假如人的本钱不多，有些事情你就不应该做。科宁公司有本钱可以承担上百万美元研究光纤电缆，数年后才赚到第一分钱，虽然最后的回收很大，但是科宁公司却等了相当长的时间。你也许有一个伟大的构想，可是对你而言却必须耗费太多资源才能开花结果，不妨找一个合作伙伴，卖掉、或是干脆放弃。

6、有没有固定的模式？

如果你为了是否继续一段感情、事业或社会关系而犹豫不决，其中必然有些困扰你的事情，否则你不会产生疑虑。也许你的房地产经纪人不如你所希望的尽力推销你的房子，或者是一个已经发了两三次脾气的朋友，也可能是一个答应帮你做事却食言的同事，你该不该再给他一次机会呢？该不该翻脸呢？

做一些特定对象的调查是必要的。调查这个人或公司过去与别人合作的情况，看看这令人失望的经验是否是常态或例外。这个经纪人过去是否曾经接了案子后什么也不做？这个朋友是否曾经大动肝火？这个同事是否习惯轻率承诺无法做到的事？假如你在关系开始前就先问过这些问题，你现在可能就不必做这些调查了。然而，问晚了总比不问而继续陷在这种定型的、高代价的关系中要好。

7、有没有暗盘？

有些游戏场地高低不平、有些纸牌不齐全、有些骰子的滚动有问题，大多数时间管理的书籍都不会提到这个问题。可是每年有无数的时间都浪费在一些所有参与者都不可能成功的事情、计划、比赛上。访问只是为了表演，选拔也被动了手脚，早就有了内定人选了。有效的时间管理专家知道进可攻退可守的道理，而且会进一步运用其技巧。

假如你怀疑有暗盘、动手脚，那该怎么办？尽可能查明真相，别妄下论断。选拔也许是被动了手脚，但是内定的人选也许只是比较会讨好，并非一定成功，如果你表现优异，你可能还会赢；但是，也许其余参赛者也不坏，你无法决定是否有胜算。当你有理由相信不管你多么努力都没有胜算时，立刻退出，别耗费资源在一场不诚实的比赛中。

四 适时见好就收

你可能期望太高，有时候够好就行了。但是，从某种意义上说，‘最好’是‘好’的敌人。你可能浪费太多时间和力气去梦想完美，结果却没有时间去做好任何事情。

女演员佩吉·阿什克罗夫特有一次告诉导演诺里斯·霍顿，她从自己本身的经验以及和一些好演员如吉尔古德与奥利维尔合作后发现：“有些伟大的角色..没有人有办法从头到尾全力演出，一个演员只能期望他常常有能力达到巅峰状态。”博比·琼斯也有相同的结论，他是唯一一个赢得高尔夫大满贯的高尔夫球员——包括美国公开赛、美国业余赛、英国公开赛及英国业余赛。他说：“我一直到学会调适自己的野心后才真正开始赢球。也就是对每一杆有合理的期望，力求表现率良好、稳定，而不是寄希望有一连串漂亮挥杆的成就。”

博比·琼斯的领悟得来不易，他必须与想要强迫自己超越自身能力的欲望苦战。他在高尔夫球员生涯的早期总是力求挥杆完美，当他做不到时，他就会打断球杆、破口大骂，甚至会离开球场。这种脾气使得很多球员不愿意和他一起打球。后来他渐渐了解，一旦打坏了一杆，这一杆就算完了，但是你必须尽力去打好下一杆。

有时候完美是值得追求的。办公室寄出的信件应该没有任何错字或错误的文法；此外，希望制造降落伞、保险套、飞机起降设备的人也致力于完美。

然而，有些完美即使办得到，也不值得花费时间去做。成功的时间管理需要确知何时应该追求完美，何时见好就收。

有时候你必须继续进行下一个计划、打下一个球，或是将建议书丢进邮筒。许多你必须做的计划和工作就象跨栏一样，你不应该碰倒栅栏，但是少碰倒一个栅栏不会有额外的加分，你只能跳过去。同理，如果你所做的计划需要在很短的时间内跨过很多栅栏，那么你花费太多精力在第一个栅栏上，就会精疲力尽而没有多余的气力完成剩下的部分，同时，你的速度也会减慢。

最好的跨栏选手会仅以细微的差距跳过栅栏。

在艾伦·休恩梅克的《大学生生存手册》中也提到这一点。他建议学生以最小的差距跳过障碍，以便为眼前其他的事情保留精力。忽视获得学位的基本要求——如果未修完统计学的研究生，不论他们在其他课程上是多么有天份，永远也得不到学位。休恩梅克谈到一个他在柏克来的学生，这个学生喜欢研究，努力工作而且做得很好，“但是，他在其中一个障碍处跌倒了。

在发表25 篇论文之后，他被退学了。”

休恩梅克论点的论据来自一个特殊的环境：研究叙利亚的环境，但是，他所说的基本原则适用于许多其他的领域。假如你接下棘手的任务，处理小计划就象处理卢浮宫的收藏品一般谨慎或用跳高的方式跨栏，你将会失败，而失败将使你的自信心与名誉受损。

这个建议似乎没有考虑高品质的价值，但事实并非如此。大多数客户要求的就是品质。你可能花费数千美元制造全世界最好的钢笔，但是，如果客户要的只是用完即丢的好写的圆珠笔，你就浪费了时间与资源。你的客户也许不希望你在一个计划的某一部分花太多时间，而是希望你做好每个部分。

你的经理（也可能是客户）也许只是要你将你的反应直接、随意地写在便条纸上，而不是要你写一篇长篇大论的答案。诀窍就在于，找出什么是客户真正要的东西。这才是最重要的时间管理技巧，也是生存之道。

五 果断决策

知道如何、何时应该走为上策或见好就收，都是属于如何“拿定主意”

这个较大课题的一部分。犹豫不决可能相当浪费时间。因为有些人一旦面临抉择就拿不定主意。良好的决策过程有其基本架构，优秀的决策者也有其决策条理。有些人将这些流程定义为一种格式，但是，使用就需要练习。

好的管理课程会利用“做决定”的课题提供参加者培养决策技巧的机会。

了解并利用基本决策流程是很重要的。做决定首要步骤是为了解目的。其次是检查其他的可行方案，然后考虑风险。不论你有些什么花招，这是最基本的程序；缺少这些过程的人只是半瓶水，他们会浪费很多时间。

学习果决，将决策流程的模式融入时间管理技巧之中。你可以研读一些相关的书籍，或请教优秀的决策者并向他们学习，观察他们如何做决策。以不重要的计划来练习决策，然后评估结果。拿破仑·希尔认为一个好方法是“将各种可行方案写下来，针对每一个选择列出优缺点，然后给这些优缺点打分数。通常每一个决定都有其优缺点，好的决策还应该包含了解发展的方向及有哪些优缺点，同时评估他们的重要性。如果你使用这个纸上流程，你会惊讶地发现做决定变得非常容易。因为在此之前，问题似乎很困难。

有些人说他们是以直觉来作决定，依靠的是感觉与本能。然而，对于成功人士来说，所谓的直觉其实就是源自深厚知识基础的决定。由于他们非常了解某个主题或是具备非常丰富的经验，使得决定成了一种习惯。不必否认直觉和本能，但也不要一直依赖他们。

六 杜绝懒惰

善用时间就是善用自己的生命。许多人很难使自己的每一天都朝着正确方向前进。有些人的问题是积极性不高，有些人的问题是对自己要求不严，另外一些人的问题仅仅是一种积习。这种积习使他们躺下而不是向前进。还有一些人对自己应做什么，什么时候去做不甚了了。

如果你有懒惰的问题，下面几个建议可以助你成功：

1.使用日程安排簿。

如果你对何时应做何事心中无数，这个工具有助于你把所有资料很有条理地记录在一个地方。“富兰克林计划簿”、“每日安排簿”和“日程簿”

都是极好的工具。

2.在家居之外的地方工作。

如果你不容易调动自己的积极性，或许你需要换个环境了。许多人在家里养成了一套习惯，怎么也摆脱不了。另外一些人，家里使他分心的东西多——电话铃、门铃、家人邻居干扰、电视机、录音机、家务活等等。离开家你或者能专心工作。这也许是你为了能开展工作唯一要做的自我约束。

3.及早开始。

有时你会突然意识到因为太迟开始而无法完成当天想做的事。这是最令人失望的。许多人在意识到时间不够而无法做他计划中的事时，干脆把整天一笔勾销，什么都不干。解决办法是养成及早开始的习惯。

七 不要时断时续

拿破仑·希尔认为，时断时续是造成公司职员浪费时间最多的方式。这种方式之所以消耗掉那么多时间，不仅是停顿下来本身费时，而且重新工作时，这位职员需要花时间调整大脑活动及注意力，才能在停顿的地方接下去干（一下子就能找出中断的地方，立刻接上原来的思路的人是不多的）。

下面是避免或尽量减少停顿的几种方法：

（一）雇一名效率高的秘书。

防止干活时被人打断最佳方法是在你自己和经常打断你的工作的人之间安置一个人。如果你能控制别人在什么时候来找你，你就不用把时间浪费在重新集中精力上。但如果你这样做，也一定要留出一些时间，让你的同事能在这段时间内随时找你，以免他们觉得受排斥而心怀不满。

（二） 学会在大段时间内工作。

如果你手头的工作需要高度集中精神，你要学会在长达4～6 小时的大段时间内工作。其原因与防止别人打断相同。因为这样你不必把时间耗费在重新集中精神上。

另外当你在大段时间内工作时，你会发现自己劲头越来越大，能在短时间内完成较多的工作。要有那么长的一段时间归自己使用，你必须作些具体的安排。时间不会自己走来的。你甚至要找个僻静的地方，以便干活时不受别人干扰。

（三） 办公室的设计应能避免干扰。

如果你对自己的办公室设计有发言权，你要把它设计成允许来访者进入时他们才能进入的格局。例如，不能让别人走过你办公室时能透过门窗见到你，有事没事跟你聊天。可能的话，把办公室安排在恰当的位置，以便你在外出或上厕所时看不见其他人。这样做的原因是，如果你看见别人，你总要表示友好亲切。当你约见客人迟到，或者想回家跟配偶、孩子呆一会儿时你不希望再跟什么人寒暄而拖延30 分钟。

（四）改变用电话的方式。

许多人成了电话的奴隶，而不是把电话作为有用工具来使用。避免方法之一，是电话不应直接接入你的办公室（这样做的原因跟你不允许在干活时不停被打断一样）。此外，一天当中划出一段时间来专门用于接电话。记住电话是为方便你自己而设的，不应该颠倒过来。

（五）学会清早起来工作。

效率专家们发现清晨工作时较少受干扰的打断。如果你能安排自己在清早工作，你会发现你那一天干劲特别足，能用于工作的时间也延长了。

八 不要一个人包打天下

提高效率的最大潜力，莫过于其他人的协助。然而许多人却试图一个人包打天下。解决办法是把工作委托给别人，授权他们去干。

要委托别人，你就必须知人善任，清楚各人的长处和短处，把每个人分派到他（她）最能发挥水准的岗位上。授权给别人，同时也要给他们完成任务所需要的条件。你把工作委托给其他人，授权他们去干好，这样每个人都是赢家。

九 善于利用偶发的延误

你有多少次发现自己在意外的延误中无事可做？在这种情况下，你别无它法，只能等待。这是最令人心烦，最浪费时间的情况。

要避免这种情况出现，唯一的办法是预先安排工作，外出旅行时带着活去干。这样，就不会因为航班偶然出现个把钟头的延误而发火。相反，可以打开公文包干起活来。拿破仑·希尔每次旅行旅行都带一大堆活——即使有10 次8 次延误也干得完。他是不愿意受阻时两手空空的。

在乘坐市内交通工具时，也要带着活。11 岁时，拿破仑·希尔就养成了身上随时带一本书的习惯。这样，即使遇上交通阻塞，也不会浪费时间。有了自己的事业后，拿破仑·希尔也时常用汽车上的录音机。汽车上总有几十盒录音带，一边开车一边听。汽车上还有一个电话和一个微型录音机，开车回家的路上拿破仑·希尔还能接电话，或口授信件，或把一个忽然闪现的主意用录音机录下来，以免忘了。

事前有准备，好好利用偶发的延误，这样你能把本来会失去的时间转化为有用的时间。正如亨利·福特说的：“大多数人是在别人浪费掉的时间里取得成就的。”

十 善用与滥用会议

一家大公司的经理经常抱怨：“我一整天都在开会，我必须早到晚退，或是在周末时加班，才能做完每天固定的工作。另外还要研究大家在这些开不完的会中想出来的主意。”我们不需要说出这些抱怨者的名字，因为这是许多机构中的陈腔滥调。

会议主要的潜在的功能如下：

1、沟通。

为了宣布提高股利或任命新的董事而召集一群人。

2、解决问题。

为了寻求问题的解答，一群人共用脑力。

3、危机管理与灾害控制。

一群人聚集处理正在散布并可能造成冲突的谣言。

4、显示地位。

开会是一种仪式，总经理坐在总经理的位置上，董事则坐在最前面的位置，借以强调这些人是与众不同的。

5、友情赞助。

一群人集会表扬一位成员的得奖表现。

由于会议的多重功能，我们不能随便说：“不要开会，以公文传阅就行了！”因为召集会议的人也许打算做沟通已久的事情。参加会议也不一定与工作无关。对很多职业来说，开会就是工作；如果你的个性不适合这种形式的活动，你应该考虑其他行业或是相同行业中其他性质的工作。

如果你负责召开会议，以下是一些可遵循的原则：

如果你的目的是沟通信息，你不需要开会，除非迫切需要众人提出问题并解答，否则通知书或电子邮件会更有效。开会的好处是你知道公布信息时，有什么人在场，而且你可以当场评估语言和非语言性的反应。

如果会议的主要目的是解决问题，你可以在开会之前先利用通知或电子邮件宣布讨论的议题大纲并提供背景资料，让出席者可以开始思考解决方案，还可以请出席会议者准备相关的资料。面对面开会提供了意外惊喜的机会，出席会议者也许要等听了其他人的意见后才会想到解决的方法。

解决问题的新发展方向是一种称为群组的电脑科技：与会者在开会前或开会当时将他们的答案与反应输入电脑，可以当场看到其他与会者的意见，同时快速地解读、评估这些反应。因为意见不必记名，所以集体传输可以使比较不积极、层级较低成员的意见得以被注意、被评估。

如果有危机发生时，要召集所有重要人员开会，否则至少应以电话或电子邮件联络他们。他们会希望表达他们的意见，假如你不给他们机会，他们会责怪你。抱怨开太多会的人也就是这些批评从不开会的人，他们会抱怨领导人独裁，不让他们参与决定。

领导人需要强调和保持地位的仪式。假如你是策划会议者，这种仪式是强调组织结构的一种方式；但是不要做得太过分。为了加强领导地位设计的会议，如果出席率太低，还是不开为妙。

如果你能使会议生动有趣，达成其他的目的也就容易多了。

准时开会，不要以等候迟到的人来惩罚准时到达的人。有一些例外的情况，譬如等待计划的灵魂人物出席，等待迟到的演讲人。但是，毫无疑问地，这些都是例外。

首先以轻松简单的议题开始，然后渐入困难、耗费时间的议题。

不要离题，可印制会议议程。

注意时间与进度。在紧张、拘束、紧凑与轻松、自由、浪费时间之间求取平衡并不容易。将严肃与轻松的议题放在一起通常比较受欢迎，因为笑话或幽默的故事，即使说得不高明，也可以缓和紧张或沉闷的气氛。

会议完毕立刻结束。这一点对例行性的会议，如每周的业务会议尤其适用。所有议题都已经讨论完毕后即应解散会议，让想留下来聊天的人留下来，而需要离开的人可以离开。

多多练习。主持好一个会议是科学也是艺术，只有经过长久的磨练，累积了反应良好的经验后，才能掌握如何带动会议的窍门。许多这方面的大师，他们的技巧是在大专院校、社团中锻炼出来的，假如你的学校生涯早已是往事只能追忆，你还是可以在义工、社区，或宗教组织中磨练你的技巧。

十一 粗心大意的人要培养求生技巧

我们每天有数百万小时的工作时间都流失在找东西上面：经理找乱放的报告、信件；研究者找乱放的书本、论文、引述；行政人员找乱放的收据、发票。即使这是一种通病，大家却很少想办法帮助粗心大意的人，时间管理的书籍也很少谈论如何应付这种弊端。幸运的是，许多粗心大意的人对社会的贡献非凡。但是，他们经常重蹈覆辙，花费几个小时找文件，宝贵的时间都浪费在唱回想曲上，沿路问每一个人：有没有看到报告？我的书？我的眼镜？我的钥匙？我的文件？这种伴随这些小插曲而来的情绪压力，可能小至轻微的坐立不安，大到紧张导致休克。

时间专家尤金在这方面就有深刻体会：“有一阵子，我的生活曾经突然暂时中止，煎熬了数小时——我找不到我的约会记录簿。对于不必依赖约会过日子的人，这个问题似乎不大，但是对我而言，这简直是惨剧。当时，不能作计划、不能接受邀请、没有办法做任何有建设性的事，我整个人忐忑不安。有人来电请我去他们的机构发表政策方针演说，我非常想去，但是我不知道是否有空。我连明天早上9 点钟要做什么都不知道，更别提两个月以后的9 点钟要做什么了。

我回想以前做过的事，打电话给每一个人描述那个簿子，拜托他们如果有人找到的话打电话给我。我猜想所有可能会放的地方，然后每个地方都我了好几次，即使是根本不可能放的地方也找过了。在疯狂地寻找、打电话之后，我终于认命了，心想也许有人找到后会打电话给我。因为心力交瘁，我决定小睡一下，顺便等电话响。电话快响吧！老天爷，求求你让它响吧！趴了几分钟后，我决心第4 次去我的车子里找找。老天保佑，我终于在车门和前座的夹缝处找到了那本簿子。”

生活终于又恢复正轨。尤金决定当天立刻采取行动防患未然。于是拟定了一个粗心大意者的求生技巧，以下是计划的主要特色：

1、物尽其所，物归原处。

找一个置放眼镜、笔、钥匙、约会记录簿的地方，约束自己每天必须把它们放回原处；合理地安排档案、书籍、报告，然后确实物归原处；固定将东西放在衣服的同一个口袋里，例如皮夹在一个口袋、眼镜则在另一个口袋里。这样一点点的纪律不仅可以避免遗失，也表示你不需要花费脑筋去做一些特定的事情，你靠反射动作就可以顺手拿出皮夹、眼镜或是名片。

训练自己不要脱轨，一旦脱轨就利用负面刺激法，做一些使自己痛苦的事情。选择放置物品的地点应该合理明确，不要选择一些难以记忆或难以取用的地方。你甚至可以选择两个放置的地方，比方说眼镜放在床头柜或书桌上。据说林肯在他的律师事务所里有一个档案，标签上写的是：“别的地方找不到，找这里。”

2、不要藏东西。

你也许藏得太高明以致于自己都忘记藏在哪里。拿破仑·希尔的母亲大半辈子都在为了预防从未出现过的小偷而藏贵重物品，但是找不到的东西实际上就如失窃的东西一样，丢了。

3、借助记性好的朋友。

告诉朋友你的档案、文书夹、书籍等东西放在哪里，但是不要选择一个会因为你的毛病而轻视你或生气的朋友，更不要选择记性不佳的人。记性不佳加上粗心大意，你们两个人都会发疯。

4、在贵重物品上写上姓名、住址、电话号码，并且提供奖赏。

这一招有时候很管用，假如有人找回你的遗失物，不要吝啬，要诚心诚意地酬谢他。工作文件应该放在写好地址的大信封里，而不是文件夹中，万一你遗忘在飞机上或旅馆里，找回的机会比较大。

5、细心标示档案与文件夹。

用代号标示的文件夹和档案夹很容易遗失，尤其是当这些档案放在有一长串档案存档的电脑中。

6、多多益善。

可能的话，所有文件都准备两份。制作两份相同的档案，给予不同的档案名称，制作两份相同的约会记录簿，一本在电脑里，一本随身携带。只要利用复印机便很容易办这些事情。电脑档案则随时可以复制为不同档名的档案。

7、三思而后行。

如果你必须十万火急地离开一个地方，训练自己在离开前先想一想。全世界的机场都有装满了失物的房间，有很多昂贵、无法取代的东西都是被没有三思而后行的人所遗失的。

8、利用笔记、提示物。

当你在大型停车场停车时，记下所在位置的行列以及楼层，然后将笔记带着。很多时候，笔记或一些提示物可以唤起记忆。有时候你并不需要写下来，可以将提醒的话录在语音邮件或答录机上。汽车电话尤其有用，可以录下开车时可能会忘记的灵感。

十二 不要拖拖拉拉

有个朋友问一位做事拖拉的人一天的活是怎么干完的。这个人说“那很简单，我把它当作昨天的活。”

拖沓岂止是昨天的活今天来干？《韦氏新世界英语词典》给“拖沓”下的定义是：“把（不愉快或成为负担的）事情推迟到将来做；特别是习惯性这样做。”

如果你是个办事拖拉的人，你大概在浪费大量的宝贵时间。这种人花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里，其实他们本来能完成任务而且应转入下一个工作了。

有几个办法可以有效对付拖拉的作风：

1.确定一项任务是否非做不可。

有时，我们感觉到一项任务不重要，于是做起来拖拖拉拉。如果这项任务真的不重要，就把它取消好了，而不是拖延然后又后悔。有效分配时间的重要一环，是把可有可无的任务取消掉。应该从你的日程表中清除乱糟糟的东西。

2.把任务委托给其他人。

有时候，任务是能完成的，但是你不喜欢做。你不愿意或许与你的个性或专长有关。如果你把任务委托给一个更适合做、更乐意做的人，你和他就都成了赢家。

3.弄清楚有什么好处，然后行动起来。

我们往往因为看不到完成一项不愉快任务有什么好处而拖拖拉拉。也就是说，我们做这项任务时付出的代价似乎高于做完之后得到的好处。应付这个问题的最佳办法是从你的目标与理想的角度分析这个任务。如果你有个重大目标，那你就比较容易拿出干劲去完成有助于你达到目标的任务。

4.养成好习惯。

许多人的拖沓已经成了习惯。对于这些人，要完成一项任务的一切理由都不足以使他们放弃这个消极的工作模式。如果你有这个毛病，你就要重新训练自己，用好习惯来取代拖沓的坏习惯。每当你发现自己又有拖沓的倾向时，静下心来想一想，确定你的行动方向，然后再给自己提一个问题：“我最快能在什么时候完成这个任务？”定出一个最后期限，然后努力遵守。渐渐地，你的工作模式会发生变化。